1. Uvod in namen dokumenta

Ta politika zasebnosti (v nadaljevanju: Politika) določa pravila in načela družbe Oxysphere Medical d.o.o., Opekarniška cesta 1, 3000 Celje (v nadaljevanju: upravljavec, podjetje, mi), pri obdelavi in varovanju osebnih podatkov fizičnih oseb. Podjetje opravlja dejavnost hiperbarične medicine ter z njo povezane zdravstvene in informativne storitve, zato pri svojem poslovanju obdeluje tudi posebne vrste osebnih podatkov. Namen te Politike je seznaniti posameznike (v nadaljevanju: posameznik, vi) z vrsto, obsegom in namenom zbiranja in obdelave osebnih podatkov ter z njihovimi pravicami.

Podjetje se zavezuje k odgovornemu in zakonitemu ravnanju z vašimi osebnimi podatki v skladu z Uredbo (EU) 2016/679 o varstvu osebnih podatkov (GDPR), Zakonom o varstvu osebnih podatkov (ZVOP‑2) ter drugimi veljavnimi predpisi Republike Slovenije.

Zagotavljamo, da do osebnih podatkov dostopajo le pooblaščene osebe in pogodbene zunanje družbe, ki so jih dolžne obdelovati izključno za vnaprej določene namene ter pod pogoji, določenimi v ustreznih pogodbah. S tehničnimi in organizacijskimi ukrepi skrbimo, da nepooblaščene osebe nimajo dostopa do podatkov, da se ohranjata zaupnost in celovitost podatkov, ter da preprečujemo njihovo izgubo, zlorabo ali nenamerno uničenje.

2. Pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov (DPO)

Upravljavec je imenoval pooblaščeno osebo za varstvo osebnih podatkov – Odvetniško pisarno Lepoša d.o.o., ki izvaja naloge skladno s 37.–39. členom Uredbe (EU) 2016/679 (GDPR) in 46.–49. členom Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2).

Pooblaščeno osebo lahko kontaktirate:

• po pošti na naslov: Oxysphere Medical d.o.o., Opekarniška cesta 1, 3000 Celje, s pripisom “za DPO”,
• po elektronski pošti: dpo@leposa.si.

Pooblaščena oseba je kontaktna točka za vprašanja, povezana z obdelavo osebnih podatkov in uveljavljanjem pravic posameznikov glede obdelave njihovih osebnih podatkov ter uresničevanjem pravic, ki jih imajo po predpisih o varstvu osebnih podatkov.

3. Vrste osebnih podatkov in namen njihove obdelave

Kontaktni podatki

Podjetje zbira in obdeluje vaše kontaktne podatke (ime, priimek, e‑poštni naslov, telefonska številka) z namenom komunikacije z vami, odgovarjanja na vaša povpraševanja, priprave in posredovanja ponudb ter zagotavljanja informacij v zvezi z našimi storitvami.

Pravna podlaga za obdelavo kontaktnih podatkov je vaš zahtevek ali interes za sklenitev pogodbe (člen 6(1)(b) GDPR) oziroma zakoniti interes upravljavca za zagotavljanje učinkovite in pravočasne komunikacije (člen 6(1)(f) GDPR). V določenih primerih, zlasti pri prejemanju e-novic in promocijskih sporočil, je pravna podlaga privolitev posameznika (člen 6(1)(a) GDPR), ki jo lahko kadarkoli prekličete.

Identifikacijski podatki

Za izvajanje zdravstvene obravnave ali sklenitev pogodbenega razmerja, lahko podjetje obdeluje identifikacijske podatke posameznikov, kot so naslov prebivališča, rojstni datum, enotna matična številka (EMŠO), davčna številka in številka obveznega zdravstvenega zavarovanja.

Ti podatki so potrebni za identifikacijo pacienta, sklenitev in izvajanje pogodbe (člen 6(1)(b) GDPR) in izpolnjevanje zakonskih obveznosti s področja zdravstvene dejavnosti (člen 6(1)(c) GDPR), vključno s pripravo in vodenjem zdravstvene dokumentacije in obračunom zdravstvenih storitev.

Zdravstveni in terapevtski podatki

Ker podjetje izvaja hiperbarično kisikovo terapijo, obdeluje posebne vrste osebnih podatkov, kot so podatki o vašem zdravstvenem stanju, anamnezi, diagnozah, izvidih, rezultatih laboratorijskih preiskav, poteku in načrtu terapij, zapiskih zdravnika in druge zdravstvene informacije, ki jih posredujete sami ali jih pridobimo med izvajanjem terapij.

Obdelava teh podatkov je nujna za namen zdravstvene oskrbe in dokumentiranje vašega zdravljenja v skladu s členom 9(2)(h) GDPR (obdelava zaradi zagotavljanja zdravstvene oskrbe) in zakonskimi določbami, ki od zdravstvenih ustanov zahtevajo vodenje zdravstvene dokumentacije. V primerih, ko se podatki obdelujejo izven standardnih zakonskih namenov (npr. za raziskovalne ali izobraževalne namene), bomo od vas predhodno zahtevali izrecno privolitev (člen 9(2)(a) GDPR), pri čemer so podatki anonimizirani ali pseudoanonimizirani.

Tehnični in digitalni podatki

Ob obisku naše spletne strani se lahko zbirajo tehnični podatki (IP naslov, vrsta naprave, model in operacijski sistem naprave, vrsta in verzija brskalnika, datum in čas dostopa, URL naslov izvorne strani, piškotki in podobne tehnologije). Ti podatki se obdelujejo za namen zagotavljanja informacijske varnosti, izboljševanja delovanja spletne strani, statistične analize obiskanosti ter prilagajanja uporabniške izkušnje.

Pravna podlaga za tovrstno obdelavo je naš zakoniti interes (člen 6(1)(f) GDPR) za zagotavljanje varne in funkcionalne spletne strani, pa tudi obveznost zagotavljanja varnosti informacijskih sistemov po zakonu. Za ne-nujne piškotke, ki so namenjeni personalizaciji vsebine ali oglaševanju, vas zaprosimo za aktivno privolitev preko pasice s piškotki. Več informacij o piškotkih najdete v Politiki piškotkov.

Marketinški in raziskovalni podatki

Če ste izrazili interes za prejemanje trženjskih obvestil, novic, nasvetov ali vabila na dogodke, obdelujemo podatke o vašem imenu, kontaktnih informacijah in izraženih interesih za namen neposrednega trženja in obveščanja. Pravna podlaga za obdelavo je vaša privolitev (člen 6(1)(a) GDPR).

Za analizo zadovoljstva strank in izboljševanje kakovosti storitev lahko občasno izvajamo ankete in raziskave, pri čemer zbiramo anonimne ali psevdonimizirane podatke, kot so ocena zadovoljstva, komentarji in predlogi. Obdelava v ta namen se izvaja na podlagi našega zakonitega interesa za izboljšanje storitev (člen 6(1)(f) GDPR) in nikoli ne obsega podatkov, ki bi vas lahko osebno identificirali, razen če posameznik izrecno privoli.

4. Načini obdelave in pravne podlage

Osebne podatke obdelujemo le v obsegu, ki je potreben za izpolnitev določenega namena, in skladno z naslednjimi pravnimi podlagami:

1. Izpolnitev pogodbe ali predpogodbenih ukrepov – obdelava je potrebna, kadar stopate v pogodbeno razmerje z nami (npr. rezervacija termina, naročilo storitve, nakup terapevtskega paketa). Sem sodi tudi obdelava, ki je potrebna za pripravo ponudb in sklenitev pogodbe.
2. Izpolnitev zakonskih obveznosti – določene podatke moramo obdelovati zaradi zakonskih zahtev (npr. vodenje računovodskih evidenc, zdravstvenih kartonov, poročanje pristojnim organom). To vključuje obveznosti po zakonodaji, ki ureja zdravstveno dejavnost, zdravstveno zavarovanje, davčne predpise in varstvo potrošnikov.
3. Zakoniti interesi upravljavca ali tretjih oseb – obdelava podatkov je v nekaterih primerih nujna zaradi naših zakonitih interesov, kot so zagotavljanje informacijske varnosti, preprečevanje prevar, izboljšava storitev, uveljavljanje pravnih zahtevkov, upravljanje terjatev in ustrezno delovanje poslovanja, če ti interesi ne prevladajo nad pravicami in svoboščinami posameznikov.
4. Izrecna privolitev posameznika – za nekatere obdelave, zlasti pri obdelavi posebnih vrst osebnih podatkov ali za namene neposrednega trženja, vas bomo zaprosili za vašo prostovoljno in izrecno privolitev, ki jo lahko kadarkoli umaknete brez negativnih posledic za nadaljnjo oskrbo ali sodelovanje.
5. Zaščita življenjskih interesov posameznika – v izjemnih primerih, ko je ogroženo življenje ali telesna integriteta posameznika (npr. nujna medicinska pomoč), lahko obdelujemo osebne podatke brez privolitve, da zagotovimo nujno oskrbo.

5. Prejemniki osebnih podatkov

Vaši osebni podatki se lahko posredujejo naslednjim kategorijam prejemnikov, kadar je to potrebno za izpolnitev namena obdelave ali zakonskih obveznosti:

• Pogodbeni obdelovalci: podjetja, ki nam zagotavljajo tehnično ali strokovno podporo (npr. informacijski in programski ponudniki, ponudnik storitev v oblaku, ponudnik spletnega gostovanja, ponudnik vzdrževanja medicinske opreme, knjigovodski in računovodski servisi). Z vsakim obdelovalcem sklenemo pogodbo o obdelavi osebnih podatkov, v kateri določimo obseg, namen obdelave, varnostne ukrepe ter odgovornosti obdelovalca.
• Zdravstvene ustanove in zdravniki: ko je to potrebno za zagotovitev ustrezne zdravstvene oskrbe, posredujemo vaše zdravstvene podatke zdravnikom specialistom, drugim ambulantam ali bolnišnicam, pri čemer spoštujemo načelo najmanjšega obsega podatkov in zagotovimo, da prejemnik jamči za varstvo podatkov.
• Državni organi in pristojne inšpekcije: v primerih, ko tako zahteva zakon, posredujemo vaše podatke organom, ki imajo za to zakonsko podlago (npr. Ministrstvo za zdravje, Inšpektorat za zdravstvo, ZZZS, Finančna uprava, sodišča). Podatki se posredujejo le v obsegu, ki je nujen za izpolnitev zakonske obveznosti.
• Zavarovalnice: v primeru zavarovanja storitev ali uveljavljanja zavarovalniških pravic lahko na zahtevo zavarovalnice posredujemo podatke, ki so nujni za presojo utemeljenosti zahtevka, pri čemer postopamo skladno z zakonodajo in zavarovalnimi pogoji.
• Drugi prejemniki na podlagi vaše privolitve: v primeru, da želite vaše podatke posredovati osebam ali podjetjem (npr. družinskemu zdravniku ali drugi instituciji), bomo to storili na podlagi vaše pisne privolitve.

6. Prenos osebnih podatkov v tretje države

Načeloma se osebni podatki obdelujejo in shranjujejo v državah Evropskega gospodarskega prostora (EGP). V posameznih primerih se lahko za potrebe izvajanja storitev ali podpore uporabljajo storitve ponudnikov izven EGP (npr. ponudniki informacijske infrastrukture ali e-poštnih sistemov). Tak prenos se lahko izvaja le, če so izpolnjeni ustrezni zaščitni ukrepi v skladu z 4. poglavjem GDPR: uporaba standardnih pogodbenih klavzul, obstoja odločbe o ustreznosti, ali druge pravno dopustne podlage. O prenosu in zaščitnih ukrepih boste obveščeni pred prenosom in boste imeli možnost zahtevati kopijo ustreznih klavzul.

7. Roki hrambe osebnih podatkov

Osebne podatke hranimo samo toliko časa, kolikor je nujno za namene, zaradi katerih se podatki zbirajo, oziroma dokler to od nas zahteva zakonodaja. Po izteku roka hranjenja podatke izbrišemo ali anonimiziramo.

Za namene izvajanja zdravstvene dejavnosti in vodenja zdravstvene dokumentacije upoštevamo naslednje roke (če ni s posebnim zakonom določeno drugače):

• Kontaktni podatki: hranijo se 5 let od zadnjega kontakta z vami, razen če obstaja zakonita podlaga za daljše hranjenje (npr. pri reklamacijah).
• Identifikacijski podatki: hranijo se 5 let od zaključka pogodbenega razmerja oziroma do poteka vseh zakonskih zastaralnih rokov.
• Zdravstveni in terapevtski podatki: hranijo se najmanj 10 let od zaključka vašega zdravljenja ali zadnjega zapisa v zdravstveni dokumentaciji, skladno z zahtevami zdravstvene zakonodaje.
• Tehnični podatki (logi, varnostni podatki): hranijo se največ 2 leti, v določenih primerih (npr. varnostni incidenti) pa se lahko hranijo dalj časa, če je to potrebno za varnost informacijskih sistemov ali uveljavljanje pravnih zahtevkov.
• Marketinški in raziskovalni podatki: hranijo se do preklica privolitve oziroma do konca namena obdelave, vendar ne dlje kot 2 leti.

Nekatere podatke lahko hranimo dlje, če to zahtevajo davčni, računovodski ali drugi zakoni. V takih primerih se podatki hranijo v skladu z zakonsko določenim rokom (običajno 10 let).

8. Pravice posameznikov

Posamezniki imate glede obdelave svojih osebnih podatkov naslednje pravice, ki jih lahko uveljavljate s pisno zahtevo na zgoraj navedene kontaktne podatke upravljavca oziroma DPO:

1. Pravica do dostopa – pravica, da od upravljavca zahtevate potrditev, ali se podatki v zvezi z vami obdelujejo, in kadar je temu tako, dostop do podatkov ter informacij o obdelavi.
2. Pravica do popravka – pravica zahtevati, da upravljavec brez nepotrebnega odlašanja popravi netočne osebne podatke ali dopolni nepopolne podatke.
3. Pravica do izbrisa (pravica do pozabe) – pravica zahtevati, da upravljavec izbriše osebne podatke, kadar niso več potrebni za namene, za katere so bili zbrani, kadar umaknete privolitev, ali kadar so bili podatki obdelani nezakonito, pri čemer obstajajo izjeme, ko izbris ni mogoč (npr. zaradi zakonskih obveznosti).
4. Pravica do omejitve obdelave – pravica zahtevati, da upravljavec omeji obdelavo v primerih, ko oporekate točnosti podatkov, je obdelava nezakonita in zahtevate namesto izbrisa omejitev, upravljavec podatkov ne potrebuje več, vendar jih potrebujete za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov, ali ste vložili ugovor obdelavi.
5. Pravica do ugovora – pravica, da iz razlogov, povezanih z vašim posebnim položajem, ugovarjate obdelavi osebnih podatkov, ki temelji na zakonitem interesu. Upravljavec preneha obdelovati podatke, razen če dokaže nujne legitimne razloge za obdelavo, ki prevladajo nad interesi, pravicami in svoboščinami posameznika, ali za uveljavljanje pravnih zahtevkov.
6. Pravica do prenosljivosti podatkov – pravica prejeti osebne podatke, ki ste nam jih posredovali, v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki ter pravica, da te podatke brez ovir prenesete drugemu upravljavcu, kadar se obdelava izvaja na podlagi privolitve ali pogodbe in je obdelava avtomatizirana.
7. Pravica do umika privolitve – kadar obdelava temelji na privolitvi, jo lahko kadarkoli prekličete, brez da bi to vplivalo na zakonitost obdelave pred preklicem. Preklic privolitve ne vpliva na obdelavo podatkov, ki jo temelji na drugi pravni podlagi.
8. Pravica do pritožbe pri nadzornem organu – če menite, da obdelava osebnih podatkov krši predpise, lahko vložite pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu RS, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, e‑pošta: gp.ip@ip‑rs.si.

Upravljavec se zavezuje, da bo na zahteve posameznikov odgovoril brez nepotrebnega odlašanja in najpozneje v enem mesecu od prejema zahteve. Ta rok se lahko podaljša za dodatne dva meseca ob upoštevanju kompleksnosti in števila zahtev, o čemer vas bomo obvestili.

9. Tehnični in organizacijski ukrepi varovanja osebnih podatkov

Upravljavec je izvedel ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe za zaščito osebnih podatkov pred nepooblaščenim dostopom, razkritjem, spremembo, izgubo ali uničenjem, med drugim:

• Šifriranje in varen prenos podatkov – spletna stran uporablja šifrirane povezave (SSL/TLS) za prenos podatkov, zdravstvena dokumentacija pa se hrani v varovanih informacijskih sistemih.
• Nadzor in omejen dostop – dostop do osebnih podatkov je omejen na pooblaščene osebe, ki te podatke potrebujejo za izvajanje svojih nalog. Dostop je varovan z uporabniškimi gesli in sistemi avtentikacije.
• Upravljanje varnostnih kopij in arhiviranje – redno izdelujemo varnostne kopije podatkov in jih hranimo na zaščitenih lokacijah, kar omogoča obnovitev podatkov v primeru tehničnih okvar ali varnostnih incidentov.
• Ukrepi za informacijsko varnost – uporabljamo požarne zidove, protivirusne programe, nadzor dostopa ter druge varnostne tehnologije. Sistematično izvajamo testiranja in ocene tveganja za izboljšanje varnosti.
• Izobraževanje zaposlenih – zaposleni so usposobljeni o pomembnosti varovanja osebnih podatkov, zavezanosti k zaupnosti in pravilnemu ravnanju z dokumentacijo.
• Interni pravilniki in postopki – sprejeli smo interne pravilnike o varstvu osebnih podatkov, postopke za obravnavo incidentov in imenovali odgovorne osebe za izvajanje ukrepov.

10. Piškotki in sledenje

Naši spletni strani uporabljamo piškotke in podobne tehnologije, da zagotovimo pravilno delovanje spletne strani, izboljšamo uporabniško izkušnjo ter izvajamo statistično analizo obiskanosti. Za piškotke, ki niso nujni za delovanje spletne strani, vas bomo predhodno zaprosili za privolitev preko pasice s piškotki.

Seznam piškotkov, njihov namen, trajanje in pravne podlage je podrobno opisan v Politiki piškotkov. Uporabnik lahko kadarkoli nastavitve piškotkov spremeni s klikom na pasico ali v nastavitvah brskalnika.

11. Obdelava osebnih podatkov otrok

Spletna stran in storitve upravljavca niso namenjene osebam, mlajšim od 18 let. Ne zbiramo osebnih podatkov otrok namenoma. Če menite, da smo nenamerno pridobili osebne podatke otroka brez soglasja staršev ali skrbnika, nas prosimo nemudoma obvestite. Takšne podatke bomo brez nepotrebnega odlašanja izbrisali oziroma anonimizarali.

12. Spremembe in veljavnost politike zasebnosti

Upravljavec si pridržuje pravico, da to Politiko po potrebi posodobi ali spremeni, na primer zaradi prilagoditev zakonodaji, sprememb v naših storitvah ali organizacijskih sprememb. Datum zadnje posodobitve je naveden na začetku dokumenta. O bistvenih spremembah vas bomo obvestili z objavo na spletni strani ali preko drugih ustreznih komunikacijskih kanalov. Z uporabo storitev po spremembi Politike se šteje, da se z njo seznanjate in soglašate.

13. Končne določbe

Ta Politika je sestavni del pogojev poslovanja upravljavca. Za vsa vprašanja, ki jih ta dokument ne ureja izrecno, se uporabljajo veljavni predpisi Republike Slovenije in Evropske unije. V primeru sporov, ki bi izhajali iz obdelave osebnih podatkov, je pristojno sodišče v Celju, razen če zakon določa drugače.

Če imate kakršnokoli vprašanje ali potrebujete dodatne informacije v zvezi z obdelavo osebnih podatkov, se obrnite na nas preko zgornjih kontaktnih podatkov.

Veseli bomo vsakega predloga, ki bo pripomogel k izboljšanju varstva in obdelave vaših podatkov.

Datum veljavnosti: od 1.10.2025